Nach acht Wochen intensivem Präsentations- und Datenanalyse-Training in der Data School teile ich mit euch meine 8 wichtigsten Erkenntnisse.
- Begrüße alle Personen im Meeting. Wir wollen alle Stakeholder erreichen und daher ist es wichtig, allen Teilnehmern einen Projektüberblick zu geben. Dazu kann es hilfreich sein, die beteiligten Unternehmen vorzustellen, die Herausforderung/Ziel des Projekts darzustellen und die Datengrundlage zu wiederholen. Was waren die Anforderungen? Denke daran: Es können immer Personen im Call sein, die erst später zum Projekt hinzugestoßen sind oder den Kick-off verpasst haben. Noch häufiger kommt es vor, dass viele Personen eines Unternehmens nur an der Endpräsentation teilnehmen und ihnen das Hintergrundwissen fehlt. Ohne eine Einführung verstehen sie nur wenig von der Präsentation. Kleiner Tipp am Rande: Für den Fall, dass wichtige Personen eine Aufzeichnung der Präsentation sehen wollen, könnt ihr diese einfach aufzeichnen. Fragt zu Beginn des Termins, ob alle Teilnehmer mit der Aufzeichnung einverstanden sind. Diese Rückfrage ist im Business-Kontext sehr wichtig.
- Setzt euch einen Zeitrahmen und achtet auf die angesetzten Zeiten. Was ist wichtig? Welchen Kontext braucht der Kunde/das Publikum? Was ist meine (User-)Story, um das Datenset verständlich zu erklären? Fokussiert euch dazu auf die Insights, Diskussionen und Interpretationen der Diagramme und führt eure Analysen anhand von Beispielen aus. So wird eure Analyse eingänglich und bleibt in der Erinnerung. Vermeidet es nur einen Überblick über alle Funktionen auf einem High-Level zu geben. Solltet ihr mehr Zeit brauchen als vereinbart, fragt den Kunden 10-15 min vor dem Terminende, ob die Möglichkeit besteht, den Termin etwas zu überziehen bzw. zu verlängern. Damit vermeidet ihr ein abruptes Ende, wenn der Kunde aus Termingründen nicht verlängern kann.
- Plant für Fragen vom Kunden Zeit ein! Feedback ist besonders wertvoll, um Kundenwünsche zu verstehen und darauf einzugehen. Fragt aktiv beim Kunden nach, damit sich der Raum für ein Gespräch öffnet. Hier zwei Beispielfragen: “Entspricht das Ergebnis Ihren Vorstellungen?” “Haben Sie mit diesen Ergebnissen gerechnet?” Die Gespräche mit Kunden sind so wertvoll, weil sie euch helfen, den Business Case zu verstehen, Wünsche wahrzunehmen und produktives Feedback für eure Arbeit zu bekommen.
- Gewichtet die Redeanteile entsprechend der Agenda und euren Aufgaben. Fragt euch: Was ist heute wichtig? Worauf sollte der Fokus liegen? Als Data Consultant ruht unser Fokus häufig auf dem Zeigen und Erklären von Daten (Unser Motto: ”Helping People, make sense of data.”). Achtet also darauf, dass euer Intro zum Projekt, der Data Preparation etc. nicht mehr Zeit in Anspruch nimmt als die eigentliche Präsentation eures Dashboards. ;-)
- Redet ruhig und verständlich, aber nicht zu monoton. Ihr solltet den Kunden und die Zuschauer mit Hilfe einer Story von eurer Analyse begeistern. Dazu ist es wichtig auch den Blick zu führen. Vermeidet es, mit dem Mauszeiger in eurer Präsi herumzufuchteln und verwendet stattdessen Zoom-It. Damit könnt ihr wichtige Punkte highlighten, Rahmen ziehen und auf bestimmte Bereiche im Bild zeigen. Durch dieses visuelle Hilfsmittel macht ihr verständlich, über welche Funktion, welchen Filter oder welchen Datenpunkt ihr gerade redet. Das hilft dem Publikum euch zu folgen und verhindert, dass die Leute anfangen zu rätseln, den Faden verlieren und “aussteigen”. Zoom-It - sehr nützlich, versucht es!
- Zeige von den gelieferten Daten nicht nur Dateinamen, sondern auch Datenfelder, Beispiel-Zeilen und das Datenmodell. Für alle Teilnehmer ist es wichtig, die Grundlage deiner Analyse zu verstehen, um nachvollziehen zu können, wie Berechnungen durchgeführt wurden, wie viel Arbeit das Data Prepping gemacht hat und wo evtl. Einschränkungen oder Potenziale liegen.
- Testet das Equipment vorab! Bevor es richtig losgeht, solltet ihr euch einmal mit der Technik in eurem Präsentationsraum vertraut machen. Wir nutzen Microsoft Teams und haben in jedem Meetingraum ein praktisches Kamerasystem, um alle Teilnehmer zu zeigen. Überprüft, ob alle Personen im Meetingraum gut verständlich sind. Für eure Kunden ist es manchmal nicht ersichtlich, wer zum aktuellen Zeitpunkt redet, denn bei Raumkameras sind die Personen insgesamt sehr klein. Deshalb empfehlen wir, dass alle Teilnehmer zusätzlich ihre Laptopkamera anschalten, damit die redende Person klar sichtbar ist und niemand mit einem Avatar reden muss. ;-)
- Am Ende des Projekts solltest du in der Abschlusspräsentation alle Insights und Ergebnisse der Analyse zusammenfassen. Frage dich: Was wurde erreicht, welche Challenges wurden überwunden und gemeistert? Was waren die Anforderungen? Außerdem ist der Ausblick auf eine zukünftige Kooperation sehr wichtig. Alle Projekte sind zeitlich begrenzt und für einige Ideen braucht es mehr Zeit. Wenn ihr eure Ideen fortwährend dokumentiert, habt ihr am Ende des Projekts eine wunderbare Diskussionsgrundlage, um eurem Kunden Funktionserweiterungen (Filter, Parameter) oder wichtige Extras (z.B. Alerts) vorzuschlagen. Dieser letzte Teil sollte dafür genutzt werden, euer volles Potenzial im Bereich Datenanalyse aufzuzeigen und Lust auf mehr zu machen.
Bonus:
- Bei allen Erklärungen, Bildern, Skizzen denke daran: “Details bring your Idea to life.”
- Achtet beim gestalten der Folien auf das Bild-Text-Verhältnis.
- Es gibt viele Tools, um deine Ergebnisse zu präsentieren. In den vergangenen Wochen habe ich PowerPoint, Excalidraw und Notion zum präsentieren ausprobiert. PowerPoint ist der Klassiker und eher statisch. Für die Präsentation von Zwischenergebnissen, einen storybasierten oder explorativen Ansatz empfehle ich Excalidraw. Für die schnelle Umwandlung von Notizen in eine Präsentation nutze ich die “Present”-Funktion in Notion.
- Last but not least: Wenn du präsentierst, versuche deinen Computer vorher “aufzuräumen” und schließe alle unnötigen Fenster.