Wir haben gerade unser letztes Kundenprojekt erfolgreich abgeschlossen, und ich möchte heute darüber berichten, wie ich meine Rolle als Projektmanager erlebt habe. In diesem Beitrag werde ich nicht detailliert darauf eingehen, wie ein Projekt konkret abläuft, sondern meine persönlichen Eindrücke und Herausforderungen schildern.
Um zu lernen, wie man in einem Projekt mit realen Kunden arbeitet, wurden uns Kundenprojekte zugeteilt, bei denen jedes Teammitglied aus unserer Kohorte einmal die Rolle des Projektmanagers übernehmen musste. Viele denken sich dabei: „Ach, das ist doch ein einfacher Job – Aufgaben verteilen und machen lassen!“ Ganz so einfach ist es jedoch nicht!
Vorab erfahren wir lediglich, wer der Kunde ist und wer unser Ansprechpartner sein wird – mehr Informationen gibt es nicht. Am Montag um 9:00 Uhr beginnt das Kick-Off-Gespräch mit dem Kunden, und am Freitag um 15:00 Uhr steht bereits die Abschlusspräsentation an. Das Wochenende davor nutzen wir, um uns erste Gedanken zu machen und uns vorzubereiten: eine Notion-Seite mit den Firmeninformationen erstellen, einen Wochenplan aufstellen und grundlegende Fragen notieren.
Am Montag stand das Kick-Off-Gespräch an. Alle waren gespannt, wer und was uns erwartet. Als Projektmanager ist man der direkte Ansprechpartner für den Kunden, leitet die Gespräche und koordiniert die Kommunikation.
Das Meeting begann mit etwas Small Talk, gefolgt von gegenseitigen Vorstellungen, sowohl der Teilnehmer als auch der Teammitglieder. Anschließend stellte der Kunde sich, sein Unternehmen sowie die Anforderungen und Daten für das Projekt vor.
Als Projektmanager dokumentiert man alle wichtigen Informationen, stellt gezielte Fragen zu den einzelnen Punkten und fasst die Aussagen zusammen, um sicherzustellen, dass alles korrekt verstanden wurde. Auch die Teammitglieder beteiligten sich mit spezifischen Fragen, um die Anforderungen und Daten besser zu verstehen.
Projektbeschreibung
Der Kunde in meinem Projekt berät seine Kunden zu Strom- und Gaspreisen. Bisher verwaltete er diese Daten manuell in diversen Excel-Tabellen. Für seine Angebote erstellte er Diagramme direkt in den Tabellen, um seine Vorschläge zu veranschaulichen und komplexe Situationen zu erklären. Unsere Aufgabe war es, aus den vielen Tabellen ein Dashboard zu erstellen, das alle Daten zusammenführt, verschiedene Bereiche grafisch aufbereitet und sich als PDF exportieren lässt.
Nach dem Kick-Off: Der Projektstart
Nach dem Kick-Off-Gespräch ging die Arbeit richtig los. Die ersten Schritte waren:
- Teambesprechung: Haben alle die Anforderungen und Ziele verstanden?
- Gemeinsame Datensichtung: Welche Informationen liegen vor? Was fehlt?
- Rückmeldung an den Kunden: Erste Pläne und eventuelle Nachfragen.
- Aufgabenteilung: Wer übernimmt welche Bereiche?
- Zeitplanung: Festlegen eines Check-In-Meetings zur Präsentation erster Skizzen.
- Rücksprache mit dem Consultant: Abstimmung und Klärung offener Fragen.
- Feedback im Team: Was ist machbar, wo bestehen noch Herausforderungen?
Der Kunde war sehr gut vorbereitet, konnte die Daten verständlich erläutern und hatte realistische Erwartungen an die Umsetzung. Solche Kunden machen die Zusammenarbeit deutlich einfacher.
Der Projektalltag
Während der Projektphase war es entscheidend, sich regelmäßig im Team abzustimmen:
- Kurzmeetings: Aktuelle Stände teilen und offene Fragen klären.
- Aufgabenverteilung: Stärkenorientierte Zuweisung der Aufgaben und Sicherstellen, dass alle sinnvoll beschäftigt sind.
- Kundenkommunikation: Den Kunden stets auf dem Laufenden halten.
- Unterstützung im Team: Probleme oder Ideen gemeinsam besprechen.
- Priorisierung: Entscheidungen treffen, welche Aufgaben realistisch umsetzbar sind und was eventuell zurückgestellt werden muss.
Das Projektfinale
Am Ende des Projekts wurde die Arbeit noch einmal intensiver:
- Präsentation vorbereiten: Überprüfung, ob alle Aufgaben abgeschlossen, die Daten korrekt und das Design wie gewünscht umgesetzt wurden.
- Dry Run: Wer präsentiert was? Technik-Check und Probelauf.
- Kundenpräsentation:
- Moderation der Präsentation.
- Vorstellung des Dashboards durch die Teammitglieder.
- Feedback des Kunden aufnehmen und dokumentieren.
- Zusammenfassung und Klärung möglicher nächster Schritte.
Nach der Präsentation folgten noch wichtige Abschlussarbeiten:
- Dank an den Kunden für die Zusammenarbeit.
- Übergabe des Dashboards und aller dazugehörigen Dateien.
- Erstellung einer ausführlichen Dokumentation.
- Übergabe aller relevanten Informationen an den Kunden.
Meine Erkenntniss
Die Position als Projektmanager ist anspruchsvoll. Man muss auf vielen Baustellen gleichzeitig arbeiten, sein Team leiten und unterstützen sowie den regelmäßigen Informationsaustausch sicherstellen. Dazu gehört auch, den Kontakt mit dem Kunden zu halten, realistische Ziele zu vereinbaren und gelegentlich "Nein" zu sagen.
Dieses Projekt war eine interessante Erfahrung, die gezeigt hat, wie sich Abläufe entwickeln können. Jeder im Team hat von Projekt zu Projekt dazugelernt, und diese Fortschritte werden in künftigen Projekten von großem Nutzen sein.